บทความ
9 เช็คลิสต์ก่อนเดินทางเข้าร่วมงานแสดงสินค้าในต่างประเทศ
มิ.ย.
✈ 🚠ก่อนจะเดินทางไปจัดงาน ควรเตรียมอะไรกันบ้างshareไว้ จะได้ไม่ลืม เพราะพลาดแล้วคงจะแก้ตัวยาก…😥 มาเช็คหัวข้อเหล่านี้✅ ก่อนเดินทางกันเถอะ🏁🏁
การออกงานแสดงสินค้าหรืออีเวนท์ ไม่ว่าจะในไทยหรือต่างประเทศ ต้องใช้ทั้งเงิน เวลา และความพยายามเป็นจำนวนมาก ถ้าลืมอะไรสำคัญไปสักอย่าง บางทีก็แก้ไขไม่ได้หน้างาน
บทความนี้รวบรวม เช็คลิสต์ 9 ข้อ ที่ต้องเตรียมให้ครบก่อนเดินทาง เพื่อให้การออกงานแต่ละครั้งราบรื่นและคุ้มค่าที่สุดค่ะ ✅
📌ไปที่ปุ่ม Follow และเลือก #See first ไว้ ไม่พลาดทุก Content ที่เกี่ยวกับการออกบูธ
หรือ ติดตามบทความได้ที่หน้า link นี้ www.fabricsystems.net/blog
1.นามบัตร จัดให้ครบ มีเหลือดีกว่าขาด
นามบัตรเป็นสิ่งสำคัญมากในการติดต่อธุรกิจ อาจเตรียมไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไปเผื่อหากนามบัตรหมดก็สามารถพิมพ์เพิ่มได้ หรือทำเป็น QR Code ลิงค์ไปยังเว็บไซต์ / เฟซบุ๊คแฟนเพจ / IG เพิ่มเติม
2.มีล่ามให้ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
การร่วมงานในต่างประเทศ หากผู้ประกอบการไม่สันทัดเรื่องภาษาต่างประเทศในการสื่อสาร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีล่ามในการติดต่อสื่อสาร นอกจากภาษาอังกฤษแล้ว
แม้จะเป็นงานแสดงสินค้านานาชาติ หากประเทศนั้นไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษเป็นหลักก็ควรมีล่ามภาษาประเทศนั้นด้วย และควรเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าให้ล่ามเพื่อความพร้อม
ในการสื่อสารอย่างตรงเป้าหมาย หรือการมีล่ามไว้ประสานงานต่างๆ ในประเทศนั้นก็จะช่วยให้สะดวกยิ่งขึ้น
3.ประชาสัมพันธ์สินค้าในแคตตาล็อกของงาน
ในการแสดงสินค้านานาชาติ ฝ่ายผู้จัดงานจะจัดทำหนังสือรายชื่อผู้เข้าร่วมออกบูธในงานแสดงสินค้านั้นๆ โดยมีรายละเอียดชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เว็บไซต์ อีเมล
และรายละเอียดคร่าวๆ ของบริษัทว่าทำธุรกิจเกี่ยวกับอะไร และมักมีพื้นที่จำกัด ผู้ประกอบการอาจติดต่อเพื่อลงโฆษณาเพิ่มเติมในหนังสือแฟร์แคตตาล็อกนี้ได้
4.บูธต้องเด่น เห็นต้องชัด
การจัดบูธต้องมีความโดดเด่นและสวยงาม มีความชัดเจนในการนําเสนอสินค้า อาจใช้อุปกรณ์ออกบูธ สำเร็จรูปขนย้ายง่ายเพื่อลดต้นทุน มีรูปแแบบและ graphic ที่สวยงาม ผู้ที่เดินผ่านไปมาสามารถเข้าใจได้โดยง่ายว่า ‘แบรนด์อะไร ขายสินค้าอะไร มีจุดเด่นยังไง’
5.ดึงดูดทุกสายตามาที่บูธ
ในงานแสดงสินค้าที่มีบูธต่างๆ มากมาย บูธควรมีความโดดเด่นดึงดูดผู้ร่วมงานที่เดินผ่านไปมาที่บูธหรือเข้ามาติดต่อสอบถามให้มากที่สุด นอกจากดีไซน์ที่สวยงามแล้ว
ก็อาจมีการแจกของที่ระลึกหรือตัวอย่างสินค้า มีตัวอย่างอาหารหรือเครื่องดื่มให้ลองชิม มีมาสคอตคอยเรียกความสนใจ มีการสาธิตวิธีการใช้งานสินค้าหรือโชว์การทำอาหาร
6.พื้นที่น้อยใช้สอยให้เกิดประโยชน์
ควรออกแบบพื้นที่ในการแสดงสินค้าให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด เช่น พื้นที่จัดวางสินค้า โต๊ะเก้าอี้สำหรับเจรจาซื้อขาย อุปกรณ์สำหรับการสาธิต คอมพิวเตอร์ โปรเจ็คเตอร์ จอ LED ที่วางโบรชัวร์
7.เอกสารทางการค้า เมื่อถามหาก็ต้องมี
การเตรียมความพร้อมเรื่องเอกสารทางการค้าในทุกขั้นตอนเป็นเรื่องจำเป็น การแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาของประเทศนั้นๆ ก็ช่วยนำไปสู่ความสำเร็จได้
เช่น โบรชัวร์ แผ่นพับ ใบปลิว แคตตาล็อค เอกสารเงื่อนไขการซื้อขาย สัญญาซื้อขาย แบบฟอร์มใบเสนอราคา แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ
8.เรื่องสินค้าต้องรู้ดี ถามอะไรต้องตอบได้
การนำเสนอสินค้าในงานแสดงสินค้าจะแตกต่างจากการเสนอขายในร้าน ผู้สนใจอาจยังไม่ซื้อจริง หรืออาจเป็นคู่แข่งที่มาสืบข้อมูล การให้ข้อมูลสินค้าจึงควรปรับ
ให้เหมาะสมกับผู้ถาม โดยทำความเข้าใจด้านของผู้ซื้อ ทำความรู้จักกับผู้ที่เข้ามาสอบถามถึงความสนใจและความต้องการ หรือถามถึงช่องทางการตลาดจากผู้ซื้อ
9.เบอร์ติดต่อสำคัญจำเป็นต้องมี
หมายเลขโทรศัพท์ที่จำเป็นควรมีไว้เพื่อหยิบใช้ได้ตลอดเวลา เช่น ผู้ประสานงานในช่วงจัดงานแสดงสินค้า หมายเลขติดต่อบริษัทขนส่ง/โลจิสติกส์ หน่วยงานรักษาความปลอดภัย
ภายในงาน Business Center ของสถานที่จัดแสดงสินค้าที่สามารถอำนวยความสะดวกเหมือนเป็นออฟฟิศสำรองสำหรับถ่ายเอกสาร ส่งแฟ็กซ์ บริการอินเตอร์เน็ต การประชุม
เคล็ดลับพิเศษสำหรับงานต่างประเทศ
เรื่องสกุลเงินและการชำระเงิน เตรียมเงินสดสกุลท้องถิ่นไว้บางส่วนสำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่อาจไม่รับบัตร และแจ้งธนาคารก่อนเดินทางเพื่อป้องกันบัตรถูกระงับในต่างประเทศ
อุปกรณ์ออกบูธต้องผ่านพิธีการศุลกากร อุปกรณ์ที่นำไปแสดงสินค้าในต่างประเทศอาจต้องผ่านพิธีการ Carnet หรือ ATA Carnet ซึ่งเป็นเอกสารรับรองสำหรับสินค้าชั่วคราวที่ใช้ในงานแสดงสินค้า ควรสอบถาม หอการค้าหรือกรมศุลกากรล่วงหน้า
ประกันภัยการเดินทางและสินค้า อย่าลืมทำประกันภัยที่ครอบคลุมทั้งตัวเองและอุปกรณ์ออกบูธ เพราะความเสียหายระหว่างขนส่งหรืออุบัติเหตุในงานอาจเกิดขึ้นได้เสมอ
เตรียมอุปกรณ์ออกบูธให้พร้อมก่อนบิน อุปกรณ์ออกบูธที่น้ำหนักเบาและพับเก็บได้ เช่น แบคดรอปผ้า หรือผ้าแขวนตกแต่งบูธ ช่วยลดค่าขนส่งและผ่านพิธีการศุลกากรได้ง่ายกว่าโครงสร้างหนักๆ มากค่ะ รวมถึงสามารถพกขึ้นเครื่องหรือโหลดใต้ท้องเครื่องได้โดยไม่เพิ่มค่าใช้จ่ายมากนัก
สรุป: เช็คลิสต์ก่อนออกงานแสดงสินค้า ✅
| # | รายการ | เตรียมแล้ว? |
|---|---|---|
| 1 | นามบัตรพร้อม + ไฟล์ดิจิทัล / QR Code | ☐ |
| 2 | ล่ามภาษาหลักและภาษาท้องถิ่น | ☐ |
| 3 | ลงโฆษณาในแคตตาล็อกงาน | ☐ |
| 4 | บูธสวยงาม โดดเด่น สื่อสารแบรนด์ชัด | ☐ |
| 5 | กิจกรรมดึงดูด / ของแจก / สาธิตสินค้า | ☐ |
| 6 | จัดพื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด | ☐ |
| 7 | เอกสารการค้าครบ + แปลภาษา | ☐ |
| 8 | ทีมงานรู้จักสินค้าดี พร้อมตอบทุกคำถาม | ☐ |
| 9 | รวบรวมเบอร์ติดต่อสำคัญไว้พร้อม | ☐ |
| + | ประกันภัย + Carnet (กรณีต่างประเทศ) | ☐ |
| + | อุปกรณ์บูธน้ำหนักเบา พกพาสะดวก | ☐ |
พิมพ์ตารางนี้ไว้ใช้ Checklist จริงก่อนออกงานทุกครั้งได้เลยค่ะ 🏁
ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเรื่องการเตรียมบูธให้พร้อม อ่านต่อได้ที่บทความ10 ข้อสำคัญที่ต้องเตรียมก่อนออกงานแสดงสินค้าและ5 วิธีดึงดูดคนเข้าบูธ ค่ะ
แหล่งอ้างอิงที่แนะนำเพิ่ม
- TCEB — คู่มือการออกงานแสดงสินค้าต่างประเทศ — ข้อมูลสนับสนุนผู้ประกอบการไทยในงานแสดงสินค้านานาชาติ
- Exhibitor Magazine — International Trade Show Guide — แนวทางการออกงานแสดงสินค้าต่างประเทศระดับมืออาชีพ